Wśród dyrektorów finansowych z wieloletnim stażem krąży przekonanie, że wdrożenie cyfrowych procesów finansowych pochłania budżet zarezerwowany na kilka lat. To jeden z najtrwalszych mitów w branży.

Skąd bierze się to przekonanie?

Większość negatywnych doświadczeń pochodzi z projektów sprzed 2015 roku, kiedy integracja systemów ERP rzeczywiście wymagała wielomiesięcznych prac programistycznych i drogich licencji. Dzisiejsze narzędzia, takie jak platformy SaaS, działają w modelu subskrypcyjnym bez kosztów infrastruktury.

Co mówią dane z polskich wdrożeń?

Konsultanci pracujący z firmami produkcyjnymi w Polsce wskazują, że automatyzacja samego procesu zamknięcia miesiąca w średniej firmie zajmuje od 6 do 12 tygodni i zwraca się w ciągu roku przez redukcję godzin pracy działu FK. Nie jest to gwarancja wyniku, lecz obserwacja z konkretnych projektów.

Jak podejść do oceny kosztów?

Krok pierwszy: zmapuj procesy, które dziś generują najwięcej błędów lub opóźnień. Krok drugi: porównaj koszt utrzymania obecnego stanu z kosztem licencji narzędzia. Krok trzeci: uwzględnij czas wdrożenia i szkolenia zespołu, bo to najczęściej pomijana pozycja budżetowa.

Decyzja o cyfryzacji nie powinna wynikać z mody. Powinna wynikać z konkretnej analizy tego, ile kosztuje brak zmiany.

Mit o prohibicyjnych kosztach trwa, bo rzadko ktoś liczy koszt status quo. Warto zacząć od tej kalkulacji.