Wielu menedżerów finansowych zakłada, że konsultant ds. cyfryzacji to ktoś, kto wskaże konkretne narzędzie i wdroży je za zespół. To nieprecyzyjne oczekiwanie, które prowadzi do rozczarowań po obu stronach.

Mit: konsultant wybiera oprogramowanie

Wybór narzędzia to jeden z ostatnich etapów pracy, nie pierwszy. Przed nim następuje analiza procesów, identyfikacja punktów, w których dane są wprowadzane ręcznie lub weryfikowane wielokrotnie, oraz ocena gotowości organizacji do zmiany.

Jak wygląda typowy projekt konsultingowy krok po kroku?

Krok pierwszy: mapowanie obecnych procesów finansowych z uwzględnieniem czasu trwania, liczby osób zaangażowanych i częstotliwości błędów. Krok drugi: priorytetyzacja obszarów do cyfryzacji na podstawie stosunku potencjalnych oszczędności do ryzyka wdrożenia. Krok trzeci: przygotowanie specyfikacji wymagań przed kontaktem z dostawcami oprogramowania. Krok czwarty: wsparcie w negocjacjach z dostawcami i ocena ofert. Krok piąty: nadzór nad wdrożeniem i szkolenia dla zespołu.

Co konsultant robi, czego wewnętrzny zespół nie zrobi?

Zewnętrzny konsultant wnosi perspektywę z innych projektów i nie jest uwikłany w wewnętrzne relacje organizacyjne. Może wskazać, że problem z raportowaniem nie leży w braku narzędzia, lecz w sposobie definiowania danych wejściowych.

Najczęstszy błąd: kupowanie oprogramowania przed zrozumieniem procesu. Narzędzie cyfryzuje to, co istnieje. Jeśli proces jest wadliwy, cyfryzacja go nie naprawi.